Jak zorganizować przeprowadzkę firmy

Jak zorganizować przeprowadzkę firmy i na co zwrócić uwagę podczas przeprowadzki? Zmiana siedziby firmy to nie tylko duże obciążenie dla właścicieli i pracowników firmy, ale także spore wyzwanie logistyczne, do którego warto się przygotować. Właściwe zaplanowanie takiej przeprowadzki powinno być skrupulatne i przemyślane, z uwzględnieniem mebli, maszyn i dokumentów.

Przeprowadzka firmy – od czego zacząć?

Pierwszym punktem działań zmierzających do zmiany siedziby firmy powinno być dokładne rozważenie jej nowego adresu. Jeżeli siedziba została zmieniona z powodu braku miejsca w dotychczasowym biurze lub magazynie produkcyjnym, przy wyborze nowego miejsca należy wziąć pod uwagę nie tylko jego wielkość, ale również odpowiednią komunikację z centrum, tak aby zarówno pracownicy, jak i klienci mieli dobre wejście w nowe miejsce. Wiele firm przeprowadza tutaj również szczegółową analizę ruchu na nowych obszarach i sprawdza go pod kątem uciążliwości związanych z organizacją imprez masowych, czy w pobliżu restauracji, centrów handlowych, stadionów piłkarskich itp. Wszystkie te czynniki mogą z czasem wpłynąć na komfort lub brak pracy w nowej siedzibie.

Drugi krok pamiętaj, aby najpierw zmienić dane teleadresowe firmy w CEIDG, czyli zebrać adresy wszystkich firm na stronie rządowej, a następnie podać ich nowe adresy wszystkim organom, takim jak urząd skarbowy czy ZUS i zmienić dane do opłacenia rachunków za prąd, rachunki za gaz i wodę. Po wykonaniu tych podstawowych czynności możesz rozpocząć przenoszenie firmy pod nowy adres.

Jak wybrać firmę przeprowadzkową, na co zwrócić uwagę?

Profesjonalne firmy przeprowadzkowe są organizowane przez profesjonalne firmy przeprowadzkowe. Firmy te zazwyczaj mają ścisłe procedury relokacyjne, które pozwalają na przewóz mebli, sprzętu biurowego, maszyn produkcyjnych i dokumentów firmowych. Warto wcześniej sprawdzić historię takich firm, zapytać klientów, którzy do tej pory organizowali przeprowadzki, a może nawet zadzwonić do niektórych z nich i poprosić o radę. Ta prosta czynność może błyskawicznie potwierdzić wysoką jakość wykonanej usługi lub brak kompetencji w tym, czym zajmuje się dana firma. W tym przypadku opinia klienta jest bardzo cenna. Wybierając firmę do zorganizowania wszystkich czynności związanych z przeprowadzką firmy od A do Z, warto mieć z nią konkretną umowę, która obejmie część czynności, za które firma będzie odpowiedzialna.

Co powinno znaleźć się w umowie podpisanej z firmą przeprowadzkową?

1. Dokładny zakres działalności firmy
2. Pomoc przy załadunku, rozładunku, spedycji, szeregu mebli i sprzętu
3. Ubezpieczenie i ochrona sprzętu na czas transportu
4. Informacja, czy firma świadczy pomoc w demontażu mebli ze starego lokalu i ponownym ich zamontowaniu w nowym lokalu
5. Szczegółowa lista dodatkowych zadań, które możesz wykonać podczas transportu
6. Określenie maksymalnego terminu zakończenia relokacji firmy, z uwzględnieniem kar za niedotrzymanie terminów
7. Sposób zapłaty za usługi, ewentualne zaliczki oraz kary umowne w przypadku nie wywiązania się przez obie strony ze środków wynikających z umowy

Jakie problemy napotkasz podczas przeprowadzki?

Przed przystąpieniem do przeprowadzki firmy najlepiej mieć świadomość, że w jej trakcie mogą wystąpić nieprzewidziane zdarzenia, które nie są ani winą właściciela firmy, ani firmy przeprowadzkowej. W takim przypadku z różnych przyczyn podpisana umowa może stać się trudniejsza do wyegzekwowania, a w tym czasie obie strony powinny być tego świadome i rozumieć się nawzajem. Przykładami potencjalnie problematycznych sytuacji są nagłe awarie pogodowe, które uniemożliwiają bezpieczne przemieszczanie plików lub maszyn, gołoledź, korki spowodowane wypadkami drogowymi, które opóźniają czas realizacji usług lub inne zdarzenia losowe.

Jak zorganizować przeprowadzkę firmy

Dodatkowo, jeśli wybrana firma przeprowadzkowa nie podpisze umowy z klientem, wycena jest wyjątkowo niska, a wtedy czas przeprowadzki do nowego miejsca wydłuża się w nieskończoność, również mogą pojawić się problemy. Aby uniknąć takich sytuacji, obowiązkowe jest podpisanie przez obie strony umowy regulującej obowiązki obu stron.

Zwrócenie uwagi na powyższe punkty może zdecydowanie usprawnić proces relokacji firmy, sprawiając, że proces ten przebiegnie szybko i bez zbyt wielu wyzwań, które wymagałyby od menedżerów i właścicieli dużego nakładu pracy. Ważne jest dokładne zaplanowanie przeprowadzki i staranny wybór firmy, która zajmie się transportem, ubezpieczenie cennych maszyn na czas transportu oraz dotrzymanie uzgodnień związanych z ostatecznym terminem przeprowadzki, aby firma mogła jak najszybciej rozpocząć przeprowadzkę do nowej lokalizacji jak to możliwe. Szybkość relokacji i efektywność tego zadania decydują również o zdolności firmy do utrzymania płynności finansowej i dalszej obsługi klientów.